Field Administrative (Hourly)

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POSITION SUMMARY

An office administrator in the field primarily assists the site manager with paperwork and reports.

ESSENTIAL FUNCTIONS

To perform the field office administrator job successfully, an individual must be able to perform each essential duty satisfactorily, with or without reasonable accommodation.

• Provide support with the new hire process which includes, possible assistance with the hiring process. Site manager makes final decision
• Process new hire paperwork (Must be completed at office), Handbook and handbook sign off, filling out I9s accurately and verifying IDs, e-verify- must follow guidelines of program, other miscellaneous new hire paperwork
• Process of payroll to include but not limited to helping with salaried team member specials, all terminations, notes, leave of absences, transfers, comparing payroll totals, check sign-offs, vacation, raises, and reporting payroll information to corporate office.
• Document disciplinary actions and terminations accurately and on time
• Document injuries reported, assist in investigations and document appropriate medical paperwork
• Run various types of reports for the site manager
• Assist with distribution of benefit forms

POSITION QUALIFICATIONS

Competency Statement(s)

• Accountability - Ability to accept responsibility and account for his/her actions.
• Accuracy - Ability to perform work accurately and thoroughly.
• Communication, Oral - Ability to communicate effectively with others using the spoken word.
• Communication, Written - Ability to communicate in writing clearly and concisely.
• Customer Oriented - Ability to take care of the customers needs while following company procedures.
• Detail Oriented - Ability to pay attention to the minute details of a project or task.
• Goal Oriented - Ability to focus on a goal and obtain a pre-determined result.
• Honesty / Integrity - Ability to be truthful and be seen as credible in the workplace.
• Organized - Possessing the trait of being organized or following a systematic method of performing a task.
• Problem Solving - Ability to find a solution for or to deal proactively with work-related problems.
• Responsible - Ability to be held accountable or answerable for ones conduct.
• Self Motivated - Ability to be internally inspired to perform a task to the best of ones ability using his or her own drive or initiative.
• Tactful - Ability to show consideration for and maintain good relations with others.

SKILLS & ABILITIES

Education: High School Graduate or General Education Degree (GED)

Computer Skills: Must be Microsoft proficient in Office, Word, Excel and Outlook

Other Requirements: Understanding of the functions within the accounting system, the company structure (divisions, departments and plant locations) and the various general ledger accounts.

Other Physical Requirements

Ability to wear Personal Protective Equipment (PPE) (Rain Gear)

WORK ENVIRONMENT

This is an office position within an industrial plant setting. This position would involve you to sometimes be in a wet, hot, and or cold environment. Shift may vary depending on location.

RESUMEN DE LA POSICION

Un administrador de oficina en el campo principalmente asiste al Gerente de Sitio con los documentos y los reportes.

FUNCIONES ESENCIALES/ LABORES DEL TRABAJO

Para realizar el trabajo de administrador de oficina en campo de manera satisfactoria el individuo debe ser capaz de realizar de manera adecuada las funciones esenciales, con o sin una acomodacion razonable.

• Brindar apoyo con el proceso de nuevos contratados lo cual incluye posible asistencia con el proceso de contratacion. El Gerente de Sitio toma la decision final.
• Procesa los documentos de los nuevos contratados (Debe ser completado en la oficina), manual del empleado y hoja de firma del manual, completar formas I-9 de manera precisa, verificar identificaciones, E-verify siguiendo la guia del programa y otra documentacion miscelanea de nuevos contratados.
• Procesar nomina lo cual incluye pero no esta limitado a ayudar con los especiales de los miembros del equipo salarial, todas las terminaciones, notas, licencias para ausentarse, transferencias, comparacion de totales de nomina, revisar hojas de firmas, vacaciones, aumentos y reportes de informacion de nomina a la oficina corporativa.
• Documentar acciones disciplinarias y terminaciones de manera precisa y a tiempo.
• Documentar reportes de accidentes y asistir con investigaciones y documentos medicos.
• Realizar diversos tipos de reportes para los Gerentes de Sitio.
• Asistir con la distribucion de formas de beneficios.

CUALIFICACIONES DE LA POSICION

Resumen de competencias

• Responsabilidad- Habilidad para aceptar responsabilidad y responder por sus acciones.
• Precision- Habilidad de realizar el trabajo de manera precisa y completa.
• Comunicacion oral- Habilidad para comunicarse efectivamente con otros utilizando la palabra verbal.
• Comunicacion escrita- Habilidad para comunicarse manera escrita clara y brevemente.
• Orientacion hacia el cliente- Habilidad de atender las necesidades del cliente mientras sigue los procedimientos de la compania.
• Detallista- Habilidad de poner atencion a los detalles minusculos de un proyecto o tarea.
• Orientado a las metas- Habilidad de enfocarse en una meta y obtener resultados pre determinados.
• Honestidad/ integridad- Habilidad de ser confiable y de ser visto como fiable en el lugar de trabajo.
• Organizado- Poseer el rasgo de ser ordenado o de seguir un metodo sistematico al realizar una tarea.
• Resolucion de problemas-Habilidad de encontrar solucion o de resolver de manera proactiva los problemas al interior del trabajo.
• Responsable- Habilidad de ser sensato y de responder por su propia conducta.
• Auto motivador- Habilidad de estar internamente inspirado a realizar una tarea de la mejor manera posible, utilizando su propia iniciativa.
• Discreto- Habilidad de mostrar consideracion y de mantener buenas relaciones con otros.

COMPETENCIAS Y HABILIDADES

Educacion: Graduado de bachiller o diploma de educacion general (GED).

Habilidades en computadores: Debe saber de Microsoft Office, Word, Excel y Outlook.

Otros requisitos: Entendimiento de las funciones dentro del sistema de contaduria, la estructura de la compania (divisiones, departamentos y locaciones de las plantas) y la variedad general del registro de cuentas.

Otros requisitos fisicos

Habilidad de utilizar equipo de proteccion personal (PPE) (Traje de lluvia).

AMBIENTE DE TRABAJO

Esta es una posicion de oficina dentro de una planta industrial. Esta posicion involucra que a veces usted este en un ambiente humedo, caliente y/o frio. El turno puede variar dependiendo de la locacion.